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Qui doit former un nouvel employé ?

Qui doit former un nouvel employé ?

Le processus d’intégration (ou intégration du personnel) est l’une des priorités des services de ressources humaines. L’arrivée des nouveaux employés doit être préparée dans les moindres détails afin qu’ils comprennent mieux le fonctionnement de l’entreprise, apprenent à connaître leurs collègues et se familiariser avec leur milieu de travail rapidement. L’objectif d’un processus d’intégration est donc que les nouveaux arrivants se sentent à l’aise dès les premiers jours, commencent à être productifs dès que possible et décident de rester dans l’entreprise.

Un processus d’intégration devrait être conçu comme un plan intégral dans lequel l’information doit être dosée à chaque étape de l’intégration du nouvel employé :

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1. Pré-intégration

Il se compose de deux phases :

  • Entretien. Il présente au demandeur les principales informations sur l’entreprise (culture organisationnelle, horaires, règlements, etc.).
  • « Oui au bureau. » Pendant la période allant du « oui » (acceptation de l’offre) jusqu’à l’arrivée du nouveau venu à son « bureau », il est conseillé de recueillir toute la documentation nécessaire pour le contrat de travail et de lui communiquer de quoi consistera le processus d’intégration. C’est le moment idéal pour présenter le livre de bienvenue, qui est le moyen le plus efficace de vous aider à avoir une vision globale de l’entreprise et de ses activités.

2. Le premier jour de travail

C’ est un jour magique pour le nouveau venu, au cours duquel il faudra répondre à tous ses besoins pratiques, logistiques et humains, créer une bonne impression et susciter son enthousiasme.

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3. La première semaine

Cela est essentiel pour assurer le succès de la constitution en société. Le nouvel employé doit être en mesure de connaître le fonctionnement général de son service et ses objectifs, ainsi que commencer à travailler de manière indépendante et d’établir des relations personnelles.

4. Intégration continue

Il peut durer plusieurs mois et inclure des activités visant à compléter le processus d’intégration et à approfondir la connaissance de l’employé sur le modèle d’entreprise et les spécificités du secteur.

Qu’ est-ce que le guide de bienvenue ?

Le livre d’accueil (ou guide de bienvenue) est un moyen de communication essentiel pour les nouveaux employés, contenant des informations très utiles sur l’entreprise et destiné à permettre aux nouveaux arrivants de s’adapter rapidement à l’entreprise.

En plus de résumer la culture de l’entreprise, ce guide aide la nouvelle recrue à mieux comprendre les fonctions qu’elle doit remplir, ainsi que la façon dont elle doit effectuer ce travail, lui permettant de mieux s’aligner sur les objectifs de l’organisation.

Les objectifs d’un livre de bienvenue sont les suivants :

  • Bienvenue au nouvel employé.
  • Présenter des informations pertinentes sur la culture organisationnelle de l’entreprise.
  • Présenter la structure de l’organisation et son organigramme fonctionnel.
  • Préciser les caractéristiques juridiques et réglementaires de la relation de travail avec l’entreprise.
  • Réduire le temps de formation et faciliter l’adaptation du personne à son lieu de travail.
  • Évitez de surcharger le personnel de l’entreprise avec de nouveaux employés.
  • Documenter et normaliser le processus d’intégration et d’apprentissage.
  • Évaluer l’assimilation du contenu du guide.

Comment préparer un guide de bienvenue ?

La structure du guide d’accueil devrait permettre une présentation claire de son contenu. Ce contenu parle de l’entreprise, c’est pourquoi elle doit répondre aux questions suivantes : qui nous sommes, comment nous sommes, ce que nous faisons et comment nous le faisons.

Une structure de base comprend les éléments suivants :

1. Message de bienvenue du directeur ou du directeur de l’entreprise.

2. Description de l’entreprise :

  • Histoire et jalons : origines, fondateurs, etc.
  • Résultats obtenus : clients, récompenses et distinctions.
  • Mission, vision et valeurs : le projet de l’entreprise.
  • Culture de l’organisation.
  • Structure et organigramme du entreprise. Fonctions de chaque domaine ou département.
  • Contacts : numéros de téléphone, fonctions et adresses e-mail.
  • Politique de qualité et stratégie d’innovation.
  • Politique de RSE et engagements de l’entreprise.
  • Politique d’égalité des chances

3. Informations d’intérêt général :

  • Données spécifiques sur la prévention des risques et la politique de santé au travail et sur les mesures préventives, les services médicaux, les examens médicaux.
  • Réglementation interne relative au tabac, aux soins dans les établissements…
  • Règles de civilité et de courtoisie au sein de l’entreprise : protocole d’entreprise, égalité de traitement, repas au travail…
  • Formalités d’embauche, états de paie, treizième mois et date de recouvrement des salaires.
  • Politique de rémunération.
  • Horaire, permis, arrêts de travail et absences.
  • Partez.
  • Gestion des talents : politique de formation, promotion interne, évaluation des performances…
  • Autres aspects du salaire émotionnel ou des avantages sociaux : bons restaurant, assurance, services complémentaires fournis par l’entreprise…

Autres informations utiles :

  • Canaux de communication internes disponibles : intranet, boîte à idées, magazine numérique, babillard, réunions…
  • Emplacement et information sur les fournitures de bureau et l’utilisation des photocopieurs, les heures, etc.
  • Outils de travail informatiques disponibles, navigation sur Internet, gestionnaire de messagerie et service de réparation…
  • Service de documentation physique et virtuelle.
  • Réseaux sociaux : manuel de protocole, règles de base applicables à leur utilisation.
  • Événements et dates spéciales : célébrations, assemblées générales.
  • Activités sociales et programmes de bénévolat.

Comment rendre votre intégration plus attrayante ?

Si vous voulez offrir à vos nouveaux employés une expérience unique, innovante et différente, pourquoi ne pas compter sur la gamification dans votre programme hôtelier ? Le moyen le plus simple est d’incorporer des éléments traditionnels du jeu afin de générer intérêt pendant le processus.

  • Fixer des objectifs simples tout au long de l’intégration peut contribuer à garantir l’engagement de la nouvelle recrue à l’égard du contenu auquel elle devra faire face. Vous pouvez effectuer de courts tests sous forme numérique, via un LMS ou physiquement à l’aide d’une feuille sur laquelle la personne peut répondre aux questions de contrôle, ou même à travers de brèves entrevues avec des collègues ou des coordinateurs.
  • Si des cibles intermédiaires sont définies, il est possible d’utiliser une autre caractéristique des jeux traditionnels : le classement. Il servira à renforcer l’attention et l’esprit de concurrence, à condition que vous n’ajoutez pas de pression excessive à celui qui caractérise déjà les premiers jours dans un nouveau lieu de travail. Dans ce cas, il est possible, par exemple, de ne pas faire apparaître la personne dans le classement.

Enfin, et comme conséquence logique, il est possible de récompenser les nouveaux employés occupant les premières positions du classement. Il est possible de récompenser leurs efforts avec un certificat, ou tout autre récompense, y compris le matériel promotionnel de l’entreprise qui permettra également au nouveau venu de renforcer leur sentiment d’appartenance.

La gamification peut être portée à son plus haut niveau en intégrant le processus d’intégration dans un jeu vidéo comme ADA. S’il s’agit d’un jeu personnalisable comme c’est le cas ici, l’entreprise peut introduire tous les types d’informations qu’elle souhaite partager, afin que le nouvel employé apprenne l’histoire, les valeurs et la culture, entre autres caractéristiques de l’entreprise, tout en s’amusant dans le cadre d’une aventure graphique.

Recommandations pour optimiser votre guide de bienvenue

Qu’ il s’agisse d’un processus traditionnel ou basé sur la gamification pour les nouveaux employés, il est conseillé de maintenir l’uniformité de la structure et du contenu de l’information que vous partagez.

  • Le programme doit répondre aux questions organisationnelles suivantes : Qui sommes-nous, comment nous sommes, que faisons-nous et comment le faire ? En fait, certaines entreprises font appel à des consultants externes pour développer leur hospitalité guide.
  • Planifiez la distribution du contenu et, si vous utilisez un jeu vidéo comme ADA, faites-le de manière équilibrée entre tous les tours.
  • Entrez des informations synthétiques et concises. Essayez de transmettre l’information de la manière la plus courte et la plus concise possible. Par exemple, dans ADA, même si la longueur des documents incorporés est illimitée, il est recommandé que les fichiers texte n’occupent pas plus de 5 pages et que les fichiers vidéo ou audio durent moins de 4 minutes.

Si nous utilisons un jeu vidéo :

  • Le premier document présenté devrait être un message de bienvenue d’un représentant de la direction de l’entreprise, afin de renforcer la confiance et l’empathie. Ce message peut être un document écrit ou une vidéo. Vous pouvez également inclure une adresse e-mail pour envoyer vos doutes sur le contenu à.
  • Le deuxième document que vous pouvez joindre pourrait être, par exemple, Une infographie expliquant l’histoire et la dynamique du jeu d’une manière amusante, ainsi que des suggestions sur la façon de tirer le meilleur parti de cette expérience.
  • Vous pouvez également profiter de cette visite pour présenter un index du programme ou du contenu de la formation. Ainsi, l’apprenant a une vue d’ensemble du programme dès le début.

Cela peut être intéressant : Entretien avec Yu-kai Chou, « La gamification peut rendre la formation et le développement amusant et stimulant »

  • Pour contribuer à l’engagement des apprenants, il est recommandé de fournir des informations dans différents formats (fichiers texte, vidéo ou audio) tout au long du jeu. Les formats variés améliorent l’expérience utilisateur et la concentration. Les ressources telles que les vidéos TED, les podcasts ou les infographies sont particulièrement attrayantes.
  • Si certains documents contiennent des exercices qui encouragent l’apprenant à se déplacer physiquement dans l’entreprise et à parler à ses collègues, c’est encore mieux. En ce sens, il est possible de créer des tests dans lesquels les joueurs ont besoin de chercher des informations pour répondre aux questions qui leur permettront d’avancer dans le jeu.
  • Enfin, il est conseillé de concevoir un plan de communication original et amusant qui vous encourage à démarrer le jeu et renforce les progrès grâce à des animations périodiques et des messages de rappel et d’encouragement.

Si vous voulez que votre entreprise soit un pionnier et à la pointe du développement et de la gestion des personnes, assurez-vous que l’intégration de vos nouveaux employés est une expérience unique et amusante.

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